ECM là viết tắt của từ Enterprise content management. Theo wikipedia.org, nó là việc quản lý nội dung các tài liệu trong doanh nghiệp, là việc số hóa các tài liệu trong doanh nghiệp để quản lý (bằng công cụ máy tính).
Các thành phần
Các hệ quản trị ECM có nói chung có thể chia ra làm bốn mục chính:
- Thu thập dữ liệu: làm thao tác lấy dữ liệu từ những nguồn khác nhau như văn bản tài liệu giấy, các tài liệu điện tử (văn bản, bảng tính, bản trình chiếu...), dữ liệu âm thanh, hình, phim ảnh. Liên quan đến các công nghệ nhận dạng, tạo chỉ mục, phân loại.
- Lưu trữ dữ liệu: đưa các dữ liệu nhập vào cất giữ, quản lý như sao lưu/phục hồi. Liên quan thiết bị lưu trữ (ổ đĩa cứng, băng từ, CD-ROM...), công nghệ lưu trữ ?, thời hạn lưu trữ
- Phân phối: cách đưa dữ liệu đến người dùng, liên quan đến tính bảo mật (tài khoản/quyền hạn), tìm kiếm, hiển thị, ứng dụng hiển thị, định dạng file xuất
- Quản lý: khái niệm chung có thể hiểu bao gồm cả ba mục còn lại. Các phần quản lý bao gồm quản trị cơ sở dữ liệu, quản lý hệ thống, quản lý người dùng
Những phần có thể áp dụng ECM
- Quản lý tài liệu (Document Managerment).
- Quản lý luồng công việc (workflow).
- Quản lý nội dung web (Web content Managerment).
- Quản lý hồ sơ (Records Management).
Một số hệ thống ECM hiện có
- 1C:Quản lý văn bản (ECM)
- Documentum,
- Alfresco,
- Laserfiche,
- OpenText,
- IBM,
- SharePoint,
Hầu hết các ECM trên đều là giải pháp có phí do các hãng lớn cung cấp như: FileNet từ IBM, SharePoint của Microsoft, "1C:Quản lý văn bản Corp (ECM)" của hãng 1C, Documentum của EMC Corporation,.... Trong đó có Alfresco là giải pháp Quản lý tài liệu mã nguồn mở và miễn phí.
Hiểu đơn giản, ECM sẽ cung cấp mạnh mẽ chức năng lưa trữ mọi loại văn bản trong 1 đơn vị/tổ chức cũng như tìm kiếm, xem tài liệu văn bản.
Tham khảo ECM Việt Nam
Dự án Tin học hóa vận hành Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân Đội – MB Bank
Bốn thách thức lớn nhất đối với dự án tin học hóa các quy trình vận hành tại MB Bank như sau:
1. Hệ thống thông tin, các phần mềm ứng dụng không có sự liên kết, tích hợp, kết nối thông tin với nhau.
2. Mô hình hoạt động phân tán, liên kết thủ công giữa phòng ban, chi nhánh và hội sở.
3. Khối lượng hồ sơ dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu phi cấu trúc phát sinh ngày một lớn mà không có giải pháp lưu trữ, quản lý hiệu quả gây khó khăn trong việc khai thác và sử dụng.
4. Đại đa số các quy trình nghiệp vụ (chuyển tiền quốc tế, cho vay cá nhân…) đều thực hiện thủ công, hiệu quả chưa cao.
Giải pháp HPT cung cấp
Để giải quyết những vấn đề trên của MBBank, HPT đã cùng với các đối tác chiến lược của mình thực hiện tư vấn và triển khai chuyển giao gói giải pháp tổng thể gồm 03 thành phần chính:
Phương án triển khai của HPT
Với tính chất phức tạp của dự án, HPT đã lựa chọn phương án triển khai cuốn chiếu cho từng giai đoạn:
Lợi ích mang lại
Sau hơn một năm triển khai, với nỗ lực từ tất cả các bên tham gia, dự án đã thành công và đạt được những kết quả như:
1. Giải quyết các vấn đề về quản lý dữ liệu
- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu của ngân hàng được số hóa và lưu trữ tại kho dữ liệu hợp nhất Documentum.
- Dữ liệu được số hóa, tích hợp dễ dàng với hệ thống BPM giúp kết nối thông tin xuyên suốt giữa các ứng dụng.
2. Giải quyết các vấn đề tích hợp, liên kết giữa các ứng dụng
- Hệ thống thông tin sẵn sàng cho việc nâng cấp, phát triển các tính năng khi MBBank mở rộng quy mô trong tương lai.
- Kết nối toàn bộ các chi nhánh và phòng giao dịch theo mô hình quản lý tập trung
3. Nâng cao hiệu quả các quy trình nghiệp vụ
- Tự động hóa quy trình chuyển tiền quốc tế, chuyển tiền nội địa và cho vay cá nhân.
- Các bảng báo cáo có khả năng tương tác cho phép theo dõi và phân tích các chỉ số KPI liên quan. Cung cấp đầy đủ thông tin hoạt động của các quy trình theo thời gian thực giúp đánh giá hiệu suất quy trình.
Giải pháp quản lý thông tin Doanh nghiệp - Enterprise Content Management
Phần thu nạp thông tin phi cấu trúc thường có các tính năng sau:
+ Capture: scan tài liệu hoặc import file nếu không cần quét, thực thi online/offline, thu nạp từ fax server,…
+ Phân loại (Classify): tài liệu được capture vào có thể phân loại theo cách thủ công (mannual) hoặc tự động (hệ thống có khả năng nhận dạng văn bản và “học” cách phân loại).
+ Bóc tách (Extract): thông tin trên tài liệu được bóc tách bằng các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhận dạng đánh dấu (OMR), nhận dạng ký tự thông minh - chữ viết tay (ICR),…
+ Kiểm tra (Validate): người dùng có thể kiểm tra lại và chỉnh sửa các thông tin đã được bóc tách tự động.
+ Phân phối (Deliver): thông tin được capture và thông tin được bóc tách (metadata) có thể được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác.
5 bước cơ bản trong quá trình thu nạp thông tin
Phần Quản lý thông tin đã được thu nạp thì lại có các tính năng khác:
+ Quản lý văn bản: quản lý phiên bản, liên kết tài liệu, thư mục ảo,…
+ Quản lý luồng công việc: tạo luồng xử lý công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lý.
+ Chính sách lưu giữ: thiết lập chính sách lưu giữ đối với từng loại thông tin, đảm bảo tính tuân thủ các chuẩn mực tài chính kế tóan.
+ Quản lý vòng đời: định nghĩa vòng đời từ khi khởi tạo cho tới khi hủy hòan tòan thông tin, cho phép tự động dịch chuyển nội dung sang các tầng lưu trữ khác nhau (tier storage) tùy theo trạng thái của thông tin, hỗ trợ nén và chống trùng lặp.
+ Cơ chế caching: cho phép giảm kết nối lên trung tâm, tăng tốc độ tìm kiếm & truy cập tài liệu tại các điểm ở xa (chi nhánh).
+ Bảo mật: Authentication (AD, Tivoli,…), Authorization (ACLs), Auditing (FDA 21 CFR), mã hóa, chữ ký số, hủy hoàn toàn.
+ Đánh chỉ mục và tìm kiếm.
+ Báo cáo thống kê.
Đối tượng khách hàng
Những kết quả đạt được
Số hóa tài liệu, giảm chi phí in ấn, giảm thời gian xử lý và tăng hiệu quả kinh doanh.
- Quản lý, lưu trữ tập trung tài liệu, hồ sơ, tài sản nội dung kỹ thuật số. Đánh nhãn, phân quyền tài liệu giúp dễ dàng tìm kiếm và nâng cao tính bảo mật.
- Xây dựng nền tảng quản lý tài liệu mở, có thể tích hợp với các quy trình nghiệp vụ và các nền tảng lưu trữ tài liệu khác..
- Cung cấp nền tảng giúp việc quản lý, xây dựng các quy trình nghiệp vụ được dễ dàng, nhanh chóng, tập trung.
- Loại bỏ những chồng hồ sơ giấy tờ cồng kềnh; giảm tối đa các chi phí quản lý hành chính liên quan; xây dựng một hệ thống lưu trữ tập trung, trong đó, dữ liệu cần được số hóa để sẵn sàng đáp ứng yêu cầu tra cứu, quản lý một cách nhanh chóng, thuận tiện. => chuyển đổi các loại tài liệu in trên giấy sang dạng dữ liệu điện tử đồng thời cung cấp các tính năng quản lý dữ liệu như: Lưu trữ, Tìm kiếm nhanh, Chia sẻ, Tái sử dụng và Xử lý dữ liệu theo luồng quy trình…=> có thể quản lý tập trung hệ thống dữ liệu điện tử của tất cả các chi nhánh trên toàn quốc một cách tự động, nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên trên toàn hệ thống.
- Các tài liệu bằng giấy đều được số hóa, phân loại và lưu trữ tập trung trong hệ thống ECM. Từ một nguồn lưu trữ thống nhất này, các hệ thống khác như iCdoc, edocman, LOS dễ dàng kết nối và lấy dữ liệu để phục vụ các tác nghiệp của cán bộ ngân hàng.
- Dữ liệu được xử lý bóc tách tự động nhằm phục vụ cung cấp thông tin đầu vào cho các ứng dụng khác thay vì nhập thủ công, mất nhiều thời gian mà không chính xác như trước đây.
- Kết nối toàn bộ các chi nhánh trên toàn quốc với hội sở theo mô hình quản lý tập trung.
- Cho phép linh hoạt mở rộng năng lực và chức năng của hệ thống khi ngân hàng phát triển mạnh mẽ về quy mô.
- Đội ngũ IT của Ngân hàng được đào tạo bài bản với kiến thức công nghệ chuyển giao từ các đối tác và đã thực sự làm chủ được giải pháp.
0 comments:
Post a Comment