BPM = Business Process Management  = Quản lý quy trình nghiệp vụ

BPM có khó hiểu, trìu tượng lắm không? Nếu xét về khái niệm, hiểu nôm na nó là gì, nó hoạt động như thế nào thì khẳng định là KHÔNG khó hiểu; tuy nhiên để xây dựng triển khai BPM thì cần phải biết lập trình, biết lưu trữ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, biết tích hợp quy trình kế toán chạy ngầm bên dưới, biết liên kết với API của các phần mềm khác trong toàn hệ thống, nghĩa là dữ liệu cần phải lưu trữ và cập nhật, lấy ra từ các phương tiện trữ máy tính. Sau đây là định nghĩa về BPM theo cách hiểu của tôi dựa trên tham khảo từ internet và có chút tiếp xúc với 1 phần mềm BPM (software-ag):

BPM là một hệ thống phần mềm (kết hợp các yêu cầu phần cứng) liên quan tới mô hình hóa (modeling), tự động hóa (automation), thực thi (execution), kiểm soát (control), đo lường (measurement) , tối ưu hóa các mục tiêu về quy trình; bằng việc kết hợp thông tin các hệ thống khác trong đơn vị/tổ chức như ECM, CRM, HRM,.. để tạo ra một quy trình tổng thể và từng bước thực hiện các quy trình con khác trong hệ thống nhằm mục đích quản lý nhất quán các thông tin&hoạt động về quy trình của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp(hay tổ chức, chính phủ,..) cũng như các hoạt động liên quan tới khách hàng, nhân viên, đối tác.

Thông thường BPM sẽ có 1 quy trình tổng thể có tính tổng quát để làm tiền đề xây dựng các quy trình khác xuất phát từ đó, mà quy trình tổng thể thường bao gồm những yếu tố nền rất đơn giản, dễ hiểu, ai cũng biết ví dụ khi 1 người vào 1 ngân hàng làm việc, nếu là khách hay đối tác thì cần xuất trình chứng minh thư và lấy thẻ khách, còn nếu là nhân viên ngân hàng thì cần được quẹt thẻ hoặc nhận dạng để hệ thống HRM theo dõi thời gian ra vào. Tiếp theo là các quy trình con ở phạm vi hẹp hơn ví dụ trong ngân hàng có Quy trình chuyển tiền quốc tế, hoặc quy trình cho vay cá nhân…gồm những bước gì, làm như thế nào,..
Ngoài mục tiêu là quản lý quy trình thì phần mềm BPM còn lưu trữ các thông tin có tính kết nối với các phần mềm khác (CRM, ECM,HRM,..)  để tạo ra một sự đồng bộ thông tin xuyên suốt trong toàn hệ thống thông tin của ngân hàng/công ty/tổ chức.
Theo thông tin từ http://www.hpt.vn/ - một công ty đã triển hai nhiều dự án phần cứng và phàn mềm cho các ngân hàng, công ty lớn trong nước, có nêu ra những thông tin tri thức về BPM như sau:

BPM (Business Process Management) là giải pháp giúp tổ chức, doanh nghiệp tối ưu và tiêu chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ bằng cách giúp tổ chức, doanh nghiệp khai thác tốt nhất thông tin và dữ liệu sẵn có trong công tác quản trị, vận hành; thiết lập các quy tắc thân thiện với người dung; thiết lập luồng công việc theo định hướng quy trình và linh hoạt cho những nhóm người dùng khác nhau. Cụ thể BPM đã và đang:
BPM (Business Process Management) is the solution helping organizations to optimize and standardize business processes. By helping organizations and businesses use perfectly information and available data in management and operation; establish user-friendly rules; set process-oriented and flexible workflows for different user groups, BPM has been:

  • Giúp tổ chức doanh nghiệp cải tiến quy trình, tối ưu hóa quy trình, và xây dựng các quy trình được tin học hóa một cách khoa học, hiệu quả. Các
    luồng nghiệp vụ được xây dựng theo định hướng quy trình này sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực, chi phí cũng như thời gian xử lý giao dịch, chuyển hướng dịch vụ của tổ chức theo định hướng khách hàng.
  • Cung cấp môi trường cộng tác, phối hợp tác nghiệp thuận lợi cho các bộ phận, phòng ban khác nhau của tổ chức.
  • Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng hệ thống quy tắc nghiệp vụ, SLA, KPI phù hợp với chính sách, chủ trương của tổ chức, doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo khả năng  quản lý cũng như thay đổi linh hoạt khi cần thiết.
  • Giúp tổ chức, doanh nghiệp tinh gọn hệ thống mẫu biểu, giảm thiểu số lượng mẫu biểu cần quản lý.
  • Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng cơ cấu phân công công việc linh hoạt, phù hợp. 
BPM bao gồm 4 thành phần quan trọng:


HPT đã triển khai BPM tại các ngân hàng sau:

+  Ngân hàng TMCP Quân Đội - MBBank: Dự án triển khai hệ thống BPM (Software AG) kết hợp cùng bộ giải pháp ECM và ESB cho MBBank là một trong những dự án quản lý quy trình đầu tiên tại các ngân hàng của Việt Nam và cũng là một dự án có quy mô lớn và độ phức tạp cao. HPT đã phối hợp với các đối tác CNTT uy tín để triển khai thành công dự án trong năm 2015 và tiếp tục mở rộng, phát triển trong các năm tiếp theo...

+ Ngân hàng TMCP Á Châu- ACB: Là ngân hàng đang trong quá trình chuyển mình, tin học hóa mạnh mẽ với dự án Digitalization nhiều tham vọng, trong đó việc triển khai BPM (IBM) kết hợp ECM là mắc xích quan trọng hướng tới việc tin học hóa và cải tiến toàn bộ quy trình kinh doanh của ngân hàng. HPT đã được lựa chọn và hiện đang cùng đội ngũ kỹ sư, nghiệp vụ của ACB từng bước triển khai dự án này từ cuối năm 2016.

+ Ngân hàng TMCP Phương Đông Việt Nam- OCB: Với khát vọng vươn lên trở thành một trong những ngân hàng TMCP hàng đầu Việt Nam, dự án kết hợp BPM (IBM), ECM và ESB mang nhiều kỳ vọng và thách thức, đóng vai trò là nền tảng cho hệ thống CNTT của OCB trong những năm tới. HPT và đối tác được OCB tin tưởng lựa chọn và triển khai dự án trong tháng 5 năm 2017.

+ Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam - VIB: Là một trong những ngân hàng tiên phong trong xu hướng Digitalization, BPM (Oracle) là một trong những dự án mà VIB đã ấp ủ từ lâu. HPT được VIB tin tưởng chọn làm đơn vị phối hợp cùng VIB và đối tác triển khai dự án từ cuối năm 2016.

Các phần mềm BPM:

Có nhiều phần mềm BPM được sử dụng như một framework nền để phát triển xây dựng các chức năng mới, từ có phí cho tới mã nguồn mở miễn phí:
IBM BPM
Oracle BPM
jBPM (mã nguồn mở miễn phí của Redhat Jboss)
BPMN (mã nguồn mở miễn phí từ camunda.com)
..
Khi một lập trình viên java tìm hiểu và tham gia dự án BPM, thông thường anh ta chỉ tham gia xây dựng hay cập nhật các chức năng của một quy trình sẵn có (ví dụ xây dựng các chức năng trong quy trình chuyển tiền quốc tế), còn việc tạo ra một luồng quy trình con mới sẽ rất ít khi xảy ra trong 1 năm vì cần có sự phối hợp giữa các bên như đội nghiệp vụ, phát triển, lãnh đạo và các phong ban liên quan trong tổ chức để đưa ra một luồng quy trình hoạt động phù hợp và hiệu quả.

Đối với các công ty lớn có thể mua phần mềm BPM để hỗ trợ việc thiết kế và xây dựng các chức năng mới, nhưng đối với các công ty vừa và nhỏ (SME) thì chỉ cần phát triển BPM từ phần mềm mã nguồn mở ví dụ như jBPM hay BPMN.